Passage de la procédure de demande de Teams up! au logiciel de projet de financement FöPro
À partir de mars 2025, le nouveau logiciel de projet de financement appelé « FöPro », déjà utilisé par d'autres programmes d'Engagement Global, sera également disponible pour l'OGAJ. Le logiciel est disponible pour tous les organismes qui souhaitent soumettre une demande de validation à Teams up! ainsi que pour les organismes promoteurs qui souhaitent effectuer une demande de soutien d'un projet de rencontre de jeunes, d'accompagnement ou d'un projet modèle auprès de Teams up!. Les concepts succincts, qui doivent toujours précéder une demande de projet, seront également transmis via le logiciel FöPro. La soumission des formulaires PDF correspondants mis à disposition auparavant aux fins susmentionnées n'a dans le même temps plus lieu d'être.
Quels organismes profitent-ils de ce changement ?
Le passage au logiciel FöPro s'applique à tous les organismes qui soumettent leur concept succinct d'ici le 15/05/2025, et donc leur demande de projet d'ici le 31/07 suite à une réponse positive. Tous les organismes soumettant une demande aux dates butoirs suivantes ne pourront plus également le faire que via le logiciel FöPro. Par ailleurs, il s'applique dès à présent à tous les organismes qui souhaitent effectuer une demande d'examen de validation. Attention : en raison de travaux techniques, aucun examen de validation ne pourra avoir lieu du 01/03 au 18/03.
Les organismes qui ont déposé leur demande de soutien avant le 15/12/2024 au plus tard, ou qui sont considérés comme des projets en cours à cette date, ne sont pas concernés par le passage au logiciel FöPro.
Aperçu des principales questions et réponses
À partir de quand le logiciel FöPro sera-t-il disponible ?
Probablement à compter de la mi-mars 2025.
Dois-je télécharger le logiciel FöPro ?
Non, le logiciel FöPro fonctionne directement avec un navigateur. Le lien suivant vous permet d'accéder à la page d'accueil et au masque de connexion.
Vers le logiciel de projet de financement
Mon organisme peut-il encore transmettre par la poste ou par mail des formulaires de demande ou des concepts succincts d'ici l'introduction du logiciel FöPro ?
Non, cela n'est plus possible. Nous vous demandons de bien vouloir attendre l'introduction du logiciel FöPro avant de les transmettre.
Qu'est-ce que l'introduction de ce logiciel entraînera-t-elle pour mon organisme en termes de simplification ?
Avec l'introduction du logiciel FöPro, il ne sera plus du tout nécessaire pour vous de soumettre des dossiers de demande et de projet par mail et par la poste. Le logiciel FöPro vous guidera facilement à travers le système de demande. Vous pouvez également obtenir l'accord de cofinancement et les éventuels contrats modificatifs de façon juridiquement sûre via FöPro. Les documents signés ne doivent plus être soumis par la poste. Plusieurs personnes de votre organisme peuvent travailler parallèlement sur la demande ou le justificatif de l'utilisation des fonds si vous le souhaitez. Si des difficultés techniques devaient toutefois survenir, des collègues de la ligne d'assistance téléphonique pourront vous aider au numéro de téléphone suivant : 0228-207173366 (tous les lundi, mercredi et jeudi de 9 h 30 à 12 h et de 13 h à 15 h, le mardi de 13 h à 15 h et le vendredi de 9 h 30 à 12 h) ou par mail :
Les collègues de l'équipe Teams up! continueront de répondre à vos questions concernant le contenu et les aspects financiers de votre demande.
Comment mon organisme obtient-il un accès au logiciel FöPro ?
Si vous disposez déjà d'un droit de candidature pour Teams up!, vous recevrez automatiquement par mail en mars un code d'inscription ainsi que des instructions pour vous inscrire et rattacher votre organisme.
Il suffit aux organismes qui doivent encore se soumettre à un examen de validation de s'inscrire à partir du mois de mars dans le logiciel FöPro – nous vous tiendrons informés sur notre site web dès qu'une date définitive sera connue.
Qu'est-ce qui change pour les organismes partenaires des pays africains ?
Nous proposerons aux organismes partenaires des pays africains les demandes modèles en anglais et en français sur le site web à partir du mois de mars. Le dépôt de la demande s'effectue comme jusqu'à présent par le biais des organismes promoteurs allemands, c'est pourquoi le logiciel FöPro n'est disponible qu'en allemand. Toutefois, les organismes promoteurs allemands et les organismes partenaires des pays africains peuvent continuer d'échanger en partenariat sur la base des demandes modèles structurées de la même manière sur les projets faisant l'objet de la demande.
Quelles demandes sont-elles transmises via FöPro ?
À partir de mars 2025, toutes les demandes d'examen de validation, les concepts succincts et demandes de projets d'échange de jeunes, d'accompagnement et de projets modèles ne seront plus transmises que via FöPro. Les demandes ont été réduites et légèrement adaptées, de sorte qu'il existe désormais un seul formulaire de demande pour les trois types de projets.
Les appels de fonds, justificatifs intermédiaires et justificatifs de l'utilisation des fonds ou les listes de participant·e·s sont-ils également transmis via FöPro ?
Au cours de l'année 2025, tous les autres documents dont vous avez besoin pour gérer vos projets Teams up! ne seront plus soumis que via FöPro. Les listes de participant·e·s nécessaires pour le justificatif de l'utilisation des fonds continueront d'être signées à la main par tous les participant·e·s. Vous trouverez un formulaire pour la liste des participant·e·s dans le centre de documentation de notre site web. Ces listes sont ensuite scannées ou photographiées et soumises avec le justificatif de l'utilisation des fonds via FöPro.
Comment puis-je m'informer au préalable sur les informations que mon organisme doit fournir pour des demandes dans le logiciel FöPro ?
Nous fournirons bientôt sur notre site web des demandes modèles assorties d'aides pour remplir le formulaire qui donneront des informations à ce sujet. Le logiciel FöPro en lui-même proposera également de nombreux conseils pour remplir les formulaires et facilitera le dépôt de votre demande.
Qu'est-ce qui change dans le contenu de l'examen de validation et des demandes de projet ?
Les formulaires de demande ont été révisés et simplifiés pour les organismes effectuant la demande. Dès à présent, il n'existe plus qu'un seul formulaire de demande pour les trois types de projets : rencontres de jeunes, projets d'accompagnement et projets modèles. Rien ne change du point de vue du contenu. Les indications à fournir ressemblent à celles des formulaires PDF utilisés jusqu'à présent.
Que doit prendre en compte mon organisme qui mène déjà un projet Teams up! ou dont le projet a au moins déjà été approuvé ?
Tous les organismes ayant soumis jusqu'en décembre 2024 une demande de projet Teams up! ainsi que les projets en cours de cette même période continuent d'utiliser tous les formulaires disponibles dans le centre de documentation de notre site web. Le logiciel FöPro ne s'applique pas à ces projets.
Où puis-je obtenir d'autres renseignements sur FöPro ?
Engagement Global propose une assistance téléphonique concernant le logiciel FöPro. Pour obtenir des réponses aux questions techniques sur le logiciel, veuillez contacter le numéro de téléphone suivant : 0228-20717 3366 (tous les lundi, mercredi et jeudi de 9 h 30 à 12 h et de 13 h à 15 h, le mardi de 13 h à 15 h et le vendredi de 9 h 30 à 12 h) ou par mail :